Chromosome

Chromosome, c’est un restaurant inclusif à Saint-Étienne : une association qui emploie des jeunes en situation de handicap comme équipiers, entourés d’une trentaine de bénévoles et d’un chef. Une belle mécanique humaine, mais derrière la salle, deux chantiers de gestion mangeaient un temps fou.

Les réservations, d’abord. Chaque soir, la vice-présidente récupérait les demandes du site et les recopiait à la main dans un Excel partagé. Une demi-heure par jour, et un risque d’erreur à chaque copier-coller, une résa dans la mauvaise semaine, un client compté deux fois.

Le planning des bénévoles, ensuite. Tout sur papier. Il fallait se déplacer au restaurant pour savoir qui venait, et quand. Résultat : des jours à 7 bénévoles, d’autres à 3, alors qu’il en faut 5 à chaque service. Un bénévole qui se décommande la veille, et personne n’était prévenu à temps.

Deux logiciels sur-mesure, taillés pour leur fonctionnement réel, pas un SaaS générique où l’on rentre au chausse-pied.

Une plateforme de réservation : les demandes du site et du téléphone tombent au même endroit, en temps réel. 30 couverts, et ça bloque tout seul quand c’est complet. Blocage des soirs, week-ends et vacances en deux clics. Confirmation automatique au client par mail. Et derrière, les statistiques, réservations par jour, tables, clients fidèles, allergies, de quoi croiser avec la caisse et décider juste. Un formulaire s’intègre même à un site existant ou à une fiche Google.

Simple Team, pour le planning des bénévoles : chacun s’inscrit depuis son téléphone en un clic, et tout le monde voit le planning en temps réel. Un bénévole se désinscrit ? Une alerte part à toute l’équipe avec le lien pour reprendre le créneau, le service est sauvé. L’administrateur garde la main pour équilibrer les présences.

Et surtout : deux semaines de formation sur place, avec l’équipe et les bénévoles. Parce qu’un outil, ça ne se livre pas, ça s’adopte.

La demi-heure de saisie du soir a disparu, et avec elle les erreurs de copier-coller. Tout est en temps réel, consultable depuis le téléphone.

Aujourd’hui, plus de la moitié des clients réservent en ligne, l’outil tourne 24h/24, même le dimanche soir pour le lendemain midi. Fini les clients perdus faute d’avoir décroché entre 10h et 15h.

Côté équipe, les 35 bénévoles ont pris l’outil en main en une quinzaine de jours. Le chef voit les réservations en direct et ajuste ses préparations, moins de gaspillage, donc moins de coûts.